De parochie heeft een beleidsplan en onder meer een plan "vrijwilligerswerk".
Daaruit vloeien informatie, regels en afspraken voort.
Onder vrijwilligerswerk wordt verstaan: werk dat onverplicht en onbetaald wordt verricht in het georganiseerde verband van de parochie. Er staat geen andere vergoeding tegenover dan een eventuele vergoeding voor onkosten.
Reglement vrijwilligerswerk in de parochie van OLV ten Hemelopneming te Prinsenbeek.
A. Het omgaan met vrijwilligers
1. Iedere commissie / werkgroep heeft één aanspreekpunt en tevens een coördinator / voorzitter, een en ander ten behoeve van een goede coördinatie en mede als gesprekspunt met andere commissies/werkgroepen, parochiebestuur en- vergadering.
2. Het parochiebestuur zal eenmaal per jaar een overleg houden met de coördinatoren / voorzitters van de commissies / werkgroepen.
B. Taakomschrijving voor vrijwilligers en vrijwilligersgroepen.
1. De leider van een commissie / werkgroep maakt, eventueel in samenspraak met de groep zelf, een taakomschrijving.
2. De taakomschrijving wordt gebruikt bij het werven van nieuwe vrijwilligers.
3. Daarnaast wordt een korte omschrijving gemaakt van de werkzaamheden en activiteiten gedurende het jaar, een zogenaamd draaiboek.
4. Een commissie / werkgroep streeft naar een evenwichtige verdeling van het werk onder de deelnemende vrijwilligers.
C. Deskundigheidsbevordering
1. Het parochiebestuur maakt aan de vrijwilligers bekend welke toerustingsmogelijkheden er zijn (cursussen, pastorale school, literatuur, deelname aan regionale bijeenkomsten, ondersteuning van Diocesaan Pastoraal Centrum (DPC).
2. vrijwilligers kunnen ook aan de pastores en het parochiebestuur ondersteuning vragen voor deskundigheidsbevordering of om bemiddeling daarin.
D. Communicatie
1. Ten minste eenmaal per jaar wordt een algemene oproep gedaan om nieuwe vrijwilligers te betrekken bij parochiële activiteiten.
2. De coördinatoren / voorzitters van de werkgroepen zullen beschikken over een adressenlijst van bestuursleden, leden parochievergadering, commissies en werkgroepen.
3. Het parochiebestuur zal zich beijveren om een nieuwsbrief voor de vrijwilligers uit te geven.
4. Nieuwe vrijwilligers ontvangen een informatiepakket van de parochie waarin onder meer, voor zover aanwezig, zijn opgenomen; beleidsplan, eventueel werkplan, parochiegids, reglement, taakomschrijving van de betreffende commissie / werkgroep, adressenlijst en andere gegevens van de parochie.
5. Leden van het parochiebestuur en / of pastores houden eenmaal per jaar met commissies / werkgroepen afzonderlijk een overleg om naar opmerkingen, ideeën en wensen te luisteren. Daarvan wordt een verslag gemaakt.
6. Ook kan het parochiebestuur een algemene informatieavond en / of eenvrijwi1ligersbijeenkomst houden.
7. Het parochiebestuur zal, indien nodig, ondersteuning aanbieden met betrekking tot de wijze van communicatie, het schrijven van verslagen e.d..
E. Werving en introductie van nieuwe vrijwilligers
1. Werving van nieuwe vrijwilligers is een zorg van en voor het parochiebestuur.
2. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij:
· een bijdrage leveren aan het in stand houden van de geloofsgemeenschap;
· gemaakte afspraken nakomen; het werk is wel vrijwillig maar niet vrijblijvend;
· beschikken over de voor het werk nodige kennis en vaardigheden, of bereid zijn zich deze eigen te make;
· kunnen samenwerken in teamverband;
· open staan voor begeleiding en aanvullende instructies;
· het persoonlijk belang ondergeschikt maken aan het gemeenschappelijk belang van de parochie.
3. De wervingsprocedure is als volgt:
· aan de hand van de taakomschrijving wordt de vacature bekend gemaakt;
· er volgt een kennismakingsgesprek met de kandidaat / kandidaten:
· bij aanvaarding van het werk is er een introductie
4 Naast de algemene bekendmaking van vacatures kunnen mensen persoonlijk worden benaderd.
5 De parochie streeft naar een databestand van mensen die benaderd zouden kunnen worden voor vrijwilligerswerk.
6. Als gekozen wordt voor een activiteit binnen een bestaande commissie / werkgroep wordt het kennismakingsgesprek gevoerd in het bijzijn van de coördinator / voorzitter en, zo mogelijk, een of meer leden Van de commissie / werkgroep.
7. Indien nodig volgt een korte inwerkperiode en kan, indien van toepassing, een individuele en / of groepsgewijze begeleiding worden geboden. Daarnaast kan praktische hulp en /of advies worden gegeven bij de uitvoering van het werk
8. Indien dit wordt afgesproken kan na enkele maanden een evaluatiegesprek volgen om van beide kanten te bezien of het werk bevalt.
F.Geschillenbehandeling
1. Vrijwilligers worden bij het optreden van geschillen in eerste aanleg verwezen voor een gesprek met de vrijwilligerscoördinator.
2. De vrijwilligerscoördinator kan besluiten het geschil af te doen dan wel te laten afdoen door anderen, afhankelijk van de ernst van het geschil.
3. Indien wenselijk of noodzakelijk kan de vrijwilliger daarna een gesprek hebben met de pastor, de pastorale werk(st)er en /of het voor het vrijwilligerswerk verantwoordelijke bestuurslid.
G. Faciliteiten: scholingskosten, onkostenvergoeding, verzekeringen
1. Scholingskosten die een vrijwilliger moet maken voor deskundigheidsbevordering worden vergoed, mits het doel van de scholing en de daaraan verbonden kosten door de commissie / werkgroep zijn goedgekeurd.
2. Een commissie / werkgroep mag kosten vergoeden mits voldoende budget is opgenomen in hetjaarplan van de commissie / werkgroep.
3. Bij overschrijding van het budget wordt toestemming gevraagd aan het parochiebestuur.
4. Andere kosten kunnen worden vergoed, mits deze zijn opgenomen in het jaar- of activiteitenplan van de werkgroep tot het maximum van het beschikbaar gestelde budget
5. Kosten wegens reizen en telefoneren binnen de parochie worden niet vergoed.
6. Niet verzekerd is diefstal van eigendommen of schade aan eigendommen die aan de vrijwilliger toebehoren.
7. Vrijwilligers zijn tijdens de uitvoering van vrijwilligerswerk verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid en voor ongevallen door middel van collectieve verzekeringen. De voorwaarden waaronder deze verzekeringen zijn aangegaan, zijn in polissen en polisvoorwaarden opgenomen. Deze kunnen worden ingezien bij het parochiebestuur. Een schade of een ongeval dient altijd ten spoedigste gemeld te worden aan
· het parochiebestuur en aan;
· Interventus Assurantiën, Naarderweg 49, 1261 Blaricum,telefoon 035 53 111 44; fax 035 53 831 90.
De vrijwilliger heeft zich tegenover ieder ander te onthouden van toezeggingen, verklaringen of handelingen waaruit erkenning van de verplichting tot schadevergoeding zou kunnen worden afgeleid. Bij een ongeval of schade op de openbare weg dient steeds ook de politie gewaarschuwd te worden.
Dit reglement is vastgesteld door het parochiebestuur op 15 januari 2002.
